Installera dubblettidentifieringsregler för att hålla dina data rena

Det är bra att ha vissa regler för att minska eventuella dubbla poster i systemet för att upprätthålla integriteten för dina data. Modellbaserade appar och appar för kundengagemang (t.ex. Dynamics 365 Sales och Dynamics 365 Customer Service) innehåller standardregler för dubblettidentifiering för konton och kontakter, men inte för andra typer av poster. Om du vill att systemet ska identifiera dubbletter för andra posttyper måste du skapa en ny regel för dubblettidentifiering. När du har skapat regler för dubblettidentifiering kan du aktivera reglerna.

Kontrollera att du har säkerhetsrollen Systemadministratör, Systemanpassare, Försäljningsansvarig, Försäljningschef, Marknadschef eller VD, eller motsvarande behörighet. Din säkerhetsroll ser du i Visa din användarprofil. Om du inte har rätt behörighet, kontakta systemadministratören.

1. Klicka på Ny om du vill skapa en ny dubblettidentifieringsregel. Ange ett namn och en beskrivning.

   –ELLER–

   Redigera en opublicerad, befintlig dubblettidentifieringsregel genom att välja dubblettidentifieringsregeln.

   –ELLER–

   Om du vill redigera en publicerad dubblettidentifieringsregel markerar du regeln. På menyn Åtgärder väljer du Upphäv publicering och väljer sedan regeln.

2. Välj vilka villkor som ska användas för att identifiera en post som dubblett.

   1. Om du skapar en ny regel:

      • I avsnittet Villkor för identifieringsregel för dubbletter i listan Basposttyp, välj den typ av post som regeln gäller. I det här exemplet väljer du Kontakter.

      • Välj den posttyp som ska jämföras i rutan Matchande posttyp. I de flesta fall vill du förmodligen använda samma posttyp för Basposttyp och Matchande posttyp. Det är också användbart för att kunna jämföra olika posttyper. Du vill kanske jämföra fältet E-post i Kontakter med fältet E-post i Leads.

   2. Om du endast vill att regeln ska behandla aktiva poster vid identifiering av dubbletter markerar du kryssrutan Utelämna inaktiva matchande poster. Du bör även markera den här kryssrutan om villkoren för dubblettidentifieringsregeln baseras på ett statusfält.

   3. Markera kryssrutan Skiftlägeskänslig om du vill att regeln ska vara skiftlägeskänslig.

   4. Om du har valt olika posttyper för basposttyper och matchande posttyper ska du för varje villkor välja Välj i kolumnen Baspostfält och sedan välja ett fältnamn. På samma rad, i kolumnen Matchande postfält, väljer du Välj och väljer sedan ett fältnamn.

      -ELLER-

      Om du har valt samma posttyper för basposttyper och matchande posttyper ska du för varje villkor välja Välj i kolumnen Fält och sedan välja ett fält.

   5. Välj Välj på samma rad i kolumnen Villkor och välj sedan en operator. Välj till exempel Exakt matchning.

   6. Om du har angett Samma första tecken eller Samma sista tecken i kolumnen Antal tecken, väljer du Ange värde och anger sedan antalet tecken att jämföra.

   7. Om du inte vill att regeln ska behandla tomma fält (null-värden) som identiska vid identifiering av dubbletter markerar du kryssrutan Ignorera tomma värden.

      Viktigt!

      Om dubblettidentifieringsregeln endast innehåller ett villkor ignoreras tomma värden vid identifiering av dubbletter och de fungerar inte när användaren är offline.

      Hur många villkor du kan välja begränsas av antalet tecken som kan lagras i matchningskoden för posten. Titta på värdet Aktuell längd på matchningskod längst ned i listan med villkor när du lägger till villkor.

3. Stäng formuläret när du är klar med att lägga till villkor genom att välja Spara och stäng.

4. Genom att markera den nya eller ändrade dubblettidentifieringsregeln markerar du regeln och väljer sedan Publicera.

   När du publicerar en dubblettidentifieringsregel skapas en matchningskod för varje post i den matchande posttypen för den regeln. Du kan publicera endast fem regler för samma basposttyp (till exempel Konto) i taget. Du kan behöva ta bort eller upphäva publiceringen av en befintlig regel om du når den här gränsen.

Relaterat innehåll

Aktivera eller inaktivera dubblettidentifieringsregler för hela organisationen
Kör bulksystemuppgifter för att identifiera dubblettposter
Slå samman dubblerade poster för konton, kontakter eller leads
Utvecklarens guide: dubblettregelentiteter